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這個溝通方法,讓你把話說到領導心坎上

10-22 13:59:25

這個溝通方法,讓你把話說到領導心坎上


文/王世民

深圳爾雅總裁 | YouCore創始人
著有《思維力》《學習力》《個體賦能》




 前言 



提高溝通或匯報水平,有沒有什么可以速成的方法?


一下子到100分的方法肯定沒有,但在現有水平上立馬提高100%效果的速成方法還是有的。


你只要在溝通或匯報前,先自問下面這四個問題就可以了:
1、對方想聽到什么? 
2、我自己要達到什么目的?
3、我需要講哪些內容? 

4、以怎樣的邏輯順序組織? 




01

對方想聽到什么?


跟一個渴得要命的人交流,你是跟他說什么口味的瓜子好吃,他更感興趣?還是跟他說如何才能喝到水,他更感興趣?


答案顯然是后者。


做好溝通或匯報的第一步就是要弄清楚對方想聽什么。


否則就像在一位渴得要死的人面前,大談什么瓜子好吃一樣,你講得越好,對方嗓子里就越冒煙,就越不想聽你說。


因此,在準備匯報前,你要問自己:這次匯報是面向誰,他(們)的核心訴求是什么?


比如,你在做年終工作匯報的時候,你首先得知道這次匯報會面向哪些人,是只有你的直接領導呢,還是HR和二線領導也都會看。

知道面向哪些人之后,你就要換位思考去想一想,他們每個人到底想從你的工作匯報里看到什么。


是想看到你的工作成果,還是你的態度和努力過程,或者是你在工作匯報里展現出來的分析總結能力?


回答好了這個問題“這次匯報是面向誰,他(們)的核心訴求是什么”,你就清楚這次匯報要重點準備什么了。




02

我自己要達到什么目的?


今年5月份的時候,有位同學跟我反饋:


“我今天去找老板反饋項目情況,結果老板說,他本來覺得對項目情況了解得挺清楚的,聽我說完后反而覺得糊涂,變得不放心了。


“我都不敢去找老板溝通了”,他最后沮喪地跟我講。


我就問他:“你這次去找老板溝通的目的是什么呢?”


他回復說:“我就是將我知道的內容都跟老板匯報下,讓老板知道項目的實際情況。”


這就是絕大多數人在匯報或溝通時容易犯的一個錯:目的不明確。


那怎樣才能做到讓自己的匯報或溝通目的明確呢?


方法有兩個:


 1、用一句話說出這次匯報或溝通的目的


即使我們能很清楚地說出自己要什么,很多時候別人也不一定能接收到。


如果我們自己都不能說清楚自己要什么,還期待別人能領悟到,那無異于癡人說夢了。


因此,去匯報或溝通前,你一定要先要求自己能以一句話說出這次匯報或溝通的目的。


如果一開始在腦子里提煉有困難,可以先用筆寫下各種你想到的話,3句哪怕4句都行,然后再提煉到只有一句話。


▼ 2、用5why驗證這一句話是不是你的根本目的


有時雖然將溝通目的以一句話提煉出來了,但很多時候這句話并不是自己的根本目的。


為了避免這樣的情況發生,在將目的以一句話提煉出來后,你還要再用5why的方法做下驗證。

我們以上面舉例的那位同學為例。


他一開始提煉出來的溝通目的是“跟老板反饋項目的實際情況”。


用5why驗證的話,我們就可以繼續追問“你為什么要跟老板反饋項目的實際情況呢?”


“因為老板想項目進度再加快一周,但實際是不可能的?”他回答道。


“為什么項目進度再加快一周不可能做到呢?”我們可以繼續問。


“因為這個項目里有一個老板沒有意識到的重大風險”。


到這兒,我們就可以將一句話溝通目的改成:跟老板說明因為某重大風險的存在,項目進度不可能再加快一周。


帶著這個溝通目的去找老板匯報,效果肯定就比“找老板反饋項目實際情況”要好上很多。




03

我需要講哪些內容?


我經常要看不同顧問寫的管理咨詢報告,有售前的,有項目交付的,也有階段匯報的。


這些報告經常都是動輒100來頁,內容豐富而且制作精美,一般的客戶看起來可能會覺得顧問很專業,而且很用心。


 圖片源自iSlide


但我們行內人就很清楚,因為顧問公司的知識庫很豐富,而且各種報告都有著對應的精美模板,這些管理咨詢報告里的內容大多數都是復制粘貼生成的。


一般越年輕的顧問,復制粘貼的內容就越多,恨不得將公司知識庫的內容都粘貼在一份報告里。


而經驗越豐富的顧問,越能從自己這次溝通匯報的目的出發,放棄絕大多數無關緊要內容的粘貼。


這種不從自己的匯報目的出發,盲目填寫很多不相關內容的情況,在我們大多數人的工作匯報中也很明顯。


因為絕大多數公司,工作匯報的目錄基本都是規范好的(如下方的目錄)
1、當期工作完成情況
2、工作中存在的問題及原因分析

3、下一步工作計劃


因為公司有了模板,我們在做工作匯報時可能一頭扎進去照著填了,凡是能想得起來的都給寫上去,完全忘了自己這次匯報的目的是什么。

比如,有人本來應該是想讓公司提供更多的資源支持的,但在工作匯報里大談特談自己取得的成績,結果領導一看你完全罩得住,也就打消給你加資源的想法了。 


再比如,有人本來是想證明業績不佳不是自己能力不行造成的,但在工作匯報里對業績不佳的各種客觀原因濃墨重彩,結果不僅能力不行的印象未能扭轉,還在領導心中留下了推卸責任的不良印象。


那如何避免以上的錯誤,只講該講的內容呢?


你可以分為兩步來做:


▼ 步驟一:列出來所有自己想講的內容


你可以先用思維導圖列出來所有你想講的內容,這樣做有兩個好處:
 一是可以減小深度思考的壓力,更愿意動手去做。

◆ 二是防止在一開始就過濾、丟掉一些關鍵內容。


▼ 步驟二:逐一跟自己的目的匹配


將步驟一中列出來的內容,逐一跟自己這次匯報或溝通的目的匹配,跟目的相符的保留,跟目的不符的刪除或修改得跟目的相符。

比如,若要跟公司爭取更多資源時,對取得的成績要一帶而過,而是要重點強調遇到的困難和挑戰,這樣公司才更愿意給你追加資源。


再比如,若想改變因業績不佳帶來的能力質疑,對客觀原因要一帶而過,而是要重點在下一步工作計劃上發力,做出一份能提升業績的可執行的計劃出來,這樣領導就能看到你的能力,從而愿意給多你一次機會。




04

以怎樣的邏輯順序組織?


有個廣為人知的傳說,說的是清末名臣曾國藩在圍剿太平天國時,前期作戰不利,一直在打敗仗。


幕僚在幫他擬的給咸豐皇帝的奏折中寫道“…屢戰屢敗…”,曾國藩看后改成了“…屢敗屢戰…”。


結果朝廷看了后,不僅未責罰作戰不力,反而念敗軍勇氣可嘉,降旨嘉獎。


這個“屢戰屢敗和屢敗屢戰”的故事給我們揭示了一個很重要的道理:


同樣的內容,如果組織的方式不同,透露出來的意思是有著天壤之別的。


那怎樣做才能將要講的內容組織得更出色呢?


你可以分為下面兩步來做:


 1、按照“對方想聽什么”做修正


你在第三步“我需要講哪些內容”中,已經羅列出所有跟你溝通或匯報目的有關的內容。


不過這些內容還都是從你想講的角度出發的,我們在最終呈現時,要按第一步“對方想聽什么”的分析結果來對內容做修正。

比如,給老板匯報項目進度無法加快一周時,不能說“老板,項目有風險,因此項目進度無法加快”,因為項目進度無法加快不是老板想聽到的。


你要換個說法,讓老板知道你是積極支持項目進度加快一周的,只是在推進中遇到了一個繞不開的風險。


修正后的說法參考如下:“老板,我將項目按加快一周做了實施調整,其中遇到了一個風險,現在的做法是兩種:一是投入更多資源來嘗試能否降低這個風險,但把握很低;二是維持原先的項目進度。”


 2、比較不同的邏輯順序組合效果


所有的內容按照“對方想聽什么”做過修正后,還面臨一個排列先后的問題:哪個內容放前面,哪個內容放后面。


這個排列順序影響是很大的,像曾國藩調整了下“敗”和“戰”的順序后,呈現出來的意思就完全不同了。


排列可以遵循的邏輯順序有四種:時間邏輯順序,結構邏輯順序,重要性邏輯順序,演繹邏輯順序。


你一開始不確定哪種邏輯順序更適合的時候,可以每種邏輯順序都試下,然后再選用最合適的。


如下圖所示:





05

小結


出色的匯報或溝通需要我們綜合能力的提升,無法一蹴而就。


但如果你能在匯報或溝通前,做一遍下面四個問題的自問,那么你的匯報和溝通效果一定能在現有水平上,立馬得到大大的提升。


 圖 | 溝通及匯報清單


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