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淺談追求業務流程的彈性與速度?

10-17 17:31:23

想了解公司當前的業務流程情況如何?那就從接到客戶訂單開始到交易完成跟蹤公司所有的經營活動。可以從不同的角度描繪出整個流程,但是只有跟蹤訂單這一方法才能找出最貼切的分析角度:從客戶角度出發。 
頗具代表性的是,在很多公司里,一張訂單需要經過不同部門,先后放在不同人的桌子上等待逐級批準,因此得不到及時的處理,費時過多。您公司的整個流程可能會同這些公司情況類似,但每一筆訂單所經過的路徑也會不盡相同的。 

因此在過去十年中通常采用的方法是,將業務流程單獨拿出來考慮效率問題。流程再造便是其中一種方法,出發點是打破部門條塊分割,簡化澄清業務流程。 

業務流程再造的首創者Michael Hammer,在其近著Agenda: What Every Business Must Do to Dominate the Decade中強調業務流程的重要性,并重新回到企業經營的基本面上來。他對流程的定義是,“共同創造客戶價值的一組相關的企業活動”。舉例說明,完成對客戶訂單供貨需要好幾步操作-接受并記錄訂單、核對客戶信用、調配存貨、篩選包裝貨物、安排運輸、及最后交貨。所有這些活動最終指向同一結果。 

Hammer指出,傳統組織結構的問題在于很難適應業務流程的要求,“傳統的組織結構是以部門為劃分基礎的,每個部門只負責一項任務。在這樣的組織中,員工并不知道也不在意其他部門是如何運作的。” 

那么衡量業務流程是否必要有效的最佳標準是什么?德勤企業管理咨詢有限公司大中國區總裁沈達理認為,主要看流程是否圍繞客戶核心活動而展開,每道工序是否有存在的必要性,是否能增加商業價值。為此,需要認清客戶是來自于公司內部還是來自于公司外部,并分析流程的每一步是否能增添特定客戶的價值。如果某道工序不能增添價值或提升客戶服務水平的話,就應該認真檢查這道工序,進行適度調整或徹底取消。 

公司重組的有效方法就是重新設計業務流程。可以借助下列這些問題,來考慮流程問題: 

你處于流程的哪一環節上? 
該環節的目標是什么? 
你所處環節是如何創造客戶價值的? 
你個人在創造客戶價值中起到什么樣的作用? 
你的同事又起到什么樣的作用? 
流程中你的上家和下家是從事什么業務的? 
公司依照什么樣的標準來評估你所在環節的業績? 
你是如何知道自己工作是否順利完成的? 
你正采取何種措施改善您所在的環節? 
認識并著手優化公司經營流程,只是邁出了第一步。還需要知道如何將彈性融入到組織機構中去。最終消費者的需求瞬息萬變,你的客戶也會因此而改變他們的需求,在這一鏈條上的每個人都在不停地改變自己。 
一份對全球的生產經理問卷結果顯示,經理們來年計劃首選生產策略便是彈性生產。彈性生產需要公司具備迅速轉產、生產周期短、及時跟上市場要求改變生產設計-所有都是為了適應隨時變化的市場需求。 

彈性與速度是密不可分的。響應市場的速度對于中國的生產企業來說,尤為重要。硅谷的市場開發專家Regis McKenna,指出“時間經濟(economies of time)”對于達到速度和彈性來說十分重要。需要留意的問題是,您如何配置安排業務操作,以便在每一步都能省下時間來? 

如果您的公司已經達到規模經濟,那么預測銷售量可能就沒有那么重要了。如果可以迅速生產出市場所需數量的產品,那么就不必特別精確地預測市場。您可以通過下列的方法,達到時間經濟: 

分析并及時處理反應客戶反饋 
部門間實時共享信息 
使用技術工具,節省處理和交流時間 
評估公司各部門反應的快慢-并藉此采取行動。

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